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Webinar Teil 2: Herzstück Automation

Stand: 13.10.2026. Grundlage ist der Code in hivegrid-cloud, lokaler Stand vom 03.10.2026. Pfade sind relativ zu diesem Repo. Die deutschen Begriffe stammen aus apps/web/public/locales/de/translations.json, Schlüssel unter automation.*.

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In einfachen Worten

• Eine Automation ist eine feste Regel: Wenn das passiert, dann mach das.
• Gebaut wird sie aus Kärtchen auf einer Fläche, den Bausteinen.
  • Links steht ein grüner Auslöser, zum Beispiel „Formular abgeschickt“.
  • Danach kommen Aktionen, zum Beispiel „Aufgabe anlegen“ oder „Benachrichtigung senden“.
  • Dazwischen kann Logik stehen, zum Beispiel „Wenn-Dann“ oder „Warten“.
• Eine neue Automation ist immer zuerst ein Entwurf. Sie läuft erst, wenn ein Mensch den Schalter „Aktiv“ umlegt.

Ein Beispiel von Anfang bis Ende

Demo-Ablauf „Angebot versendet: in drei Tagen nachfassen“ (apps/web/app/domain/tenant-bootstrap/customer-demo/golden-base-flows.ts, Zeile 153):

1. Das Büro zieht im Vertrieb ein Projekt in die Spalte „Angebot versendet“. Das ist der Auslöser „Status gewechselt“.
2. HiveGrid legt die Aufgabe „Angebot nachfassen: [Projektname]“ an, verknüpft mit dem Projekt, fällig in drei Tagen.
3. Der Inhaber bekommt eine interne Benachrichtigung.
4. Unter „Läufe“ ist jeder Schritt nachvollziehbar. Die angelegte Aufgabe lässt sich 24 Stunden lang rückgängig machen.

Das ist auch die Brücke von Teil 1: Eine Bewegung in der Pipeline löst die Automation aus.

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So läuft es in der Software

Schritt	Klickpfad
Neue Automation	Seitenleiste „Automationen“, dann „Neue Automation“. Im Dialog „Neue Automation starten“ gibt es „Leer starten“ oder „Vorlage wählen“. Das Ergebnis ist immer ein Entwurf.
Baustein hinzufügen	Knopf „Baustein hinzufügen“, das „+“ an einer Karte oder Rechtsklick auf die Fläche. Rechts öffnet sich eine Liste mit Suche und Filtern: Alle, Auslöser, Aktionen, Logik, KWP, PDS, Hilti, HalloPetra, „Kommt bald“.
Baustein einstellen	Klick auf die Karte, Reiter „Einstellungen“ und „Beispieldaten“. Links stehen die „Daten aus vorherigen Schritten“. Man zieht eine Information in ein Feld oder wählt „Information einfügen“. Passt der Typ nicht, sagt der Editor das im Klartext.
Verbinden	Von Punkt zu Punkt ziehen. Falsche Verbindungen lehnt der Editor mit Erklärung ab, zum Beispiel „Das würde eine Schleife ergeben“.
Notizzettel	„Notiz hinzufügen“ in der Werkzeugleiste. Sechs Farben. Die Notiz erklärt den Ablauf, sie läuft nicht mit.
Testen	„Probelauf starten“. Entweder mit selbst eingetragenen Beispielwerten oder mit den letzten bis zu 500 echten Ereignissen („Vergangene Auslöser“).
Aktivieren	Schalter „Aktiv“, danach der Dialog „Automation aktivieren?“.
Ändern	Eine aktive Automation ist gesperrt. Erst „Zum Bearbeiten pausieren“.
Läufe ansehen	Oben „Bauen“ auf „Aktivität“ umschalten. Dort die „Läufe“ und das „Lauf-Detail“ mit „Schritt-für-Schritt-Verlauf“.
Rückgängig	Im Lauf-Detail „Rückgängig-Plan ansehen“, Bestätigung eintippen, „Rückgängig ausführen“.

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Begriffe aus der Oberfläche

Bereich	Begriffe
Liste	„Automationen“, Untertitel „Regeln, Ausführungen und Schutzmechanismen für wiederkehrende Abläufe.“
Status	Entwurf, Aktiv, Pausiert, Archiviert
Editor	Ablauf, Bauen, Aktivität, Baustein hinzufügen
Arten von Bausteinen	Auslöser („Startet den Ablauf“), Aktionen („Führt etwas aus“), Logik („Steuert den Ablauf“), „Kommt bald“
Felder	„Information einfügen“, „Aus früherem Schritt“, „Selbst eingeben“, „Übernehmen“
Probelauf	„Probelauf starten“, „Beispieldaten prüfen“, „Vergangene Auslöser“
Läufe	„Läufe“, „Lauf-Detail“, „Schritt-für-Schritt-Verlauf“, „Fehlerhilfe“
Schutz	„Schleife oder zu hohe Rate erkannt“, „Weiter pausieren“, „Trotzdem aktivieren“, „Kette bewusst fortsetzen“
Vertretung	„Bei Abwesenheit“, „Definierte Vertretung verwenden“, „Büro-Eskalation“
Vorlagen	„SHK-Vorlage“, „Eigene Vorlage“, „Verwenden“

Uneinheitlich in der Oberfläche, für Skript und Slides einheitlich halten:

• Die Seite heißt „Automation-Templates“, das Menü sagt mal „Als Template speichern“, mal „Als Vorlage speichern“. Vorschlag: überall Vorlage.
• „Workflow“, „Ablauf“ und „Automation“ stehen nebeneinander. Vorschlag: Automation für das Ganze, Ablauf für die Kette darin.
• Die Bestätigung beim Probelauf ist Englisch: „DRY RUN STARTEN“.

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Zahlen, im Code belegt

Gezählt im Baustein-Katalog packages/foundation/src/automation-node-catalog.ts. Abgezogen sind die abgeschalteten Portal-Bausteine und 14 versteckte Altnamen.

	KWP	PDS	Hilti	HalloPetra	HiveGrid selbst	Summe
Auslöser	10	7	4	3	33	57
Aktionen	12	12	6	0	40	70, davon 64 lauffähig, 6 „Kommt bald“
Logik					14	14

• Auslöser aus HiveGrid selbst: Kontakte 2, Leads 6, Vertrieb 2 („Projekt gewonnen“, „Status gewechselt“), Projekte 4 (darunter „Frist oder Termin“, „Abnahme abgeschlossen“), Aufgaben 3, Betriebsmittel 2, E-Mail 2, Formular 1, Signatur 4, Terminbuchung 2, Kalender 1, Zeitplan 1, Webhook 1, „Von anderem Workflow gestartet“ 1, Integrationszustellung 1.
• Logik (14): Wenn-Dann, Und, Oder, Filter, Nach Wert verzweigen, Warten, Auf Unterschrift warten, Parallele Pfade, Pfade zusammenführen, Wert setzen, Datum und Uhrzeit verbinden, Frist berechnen, Alternatives Ergebnis übernehmen, Schleife.
• Wie viele Bausteine ein Betrieb sieht, hängt von Rechten, gebuchten Modulen und verbundenen Programmen ab. KWP, Hilti und HalloPetra erscheinen nur mit Verbindung. Im Webinar deshalb „bis zu“ sagen.
• Die Zahlen in .planning/AUTOMATION-PROVIDER-BLOCKS.md sind veraltet. Der Kontext im Hub nennt 57, 64 und 14. Das deckt sich mit dem Code.

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Schutz: Automatisierung ohne Angst

Das ist die stärkste Antwort auf die größte Sorge der Zielgruppe, den Kontrollverlust.

Schutz	Was er tut
Entwurf zuerst	Jede neue Automation startet aus. Ein Mensch schaltet sie ein.
Probelauf	schreibt nichts und verschickt nichts. Ab 100 Treffern muss man die Bestätigung eintippen.
Rückgängig	24 Stunden lang, mit Bestätigung. Gilt für angelegte Aufgaben, Zuweisungen, Kontaktfelder, Schlagwörter und Lead-Status.
Schleifenschutz	Kreise verhindert schon der Editor. Ketten über mehrere Automationen stoppen nach 12 Stufen.
Mengenschutz	Bei 2.000 Auslösern in 5 Minuten wird die Automation pausiert.
Schleifen-Baustein	höchstens 1.000 Durchläufe, keine verschachtelten Schleifen
Rechte	Bauen und Ausführen darf standardmäßig nur die Rolle Admin.
Bei Abwesenheit	Aufgaben und Meldungen gehen an die definierte Vertretung.
KI	Ein externer KI-Client darf über MCP nur ausgeschaltete Entwürfe anlegen.

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Reifegrad

Funktion	Stand
Editor, Ausführung, Läufe	produktiv, im Grundpaket unbegrenzt enthalten (packages/entitlements/src/plans.ts)
Probelauf, Rückgängig, Schleifen- und Mengenschutz	produktiv
6 Bausteine „Kommt bald“	nur Platzhalter: Push, Kalendertermin anlegen oder ändern, signierter Webhook, Abnahme starten, Projekt aus gewonnenem Vertrieb
KWP-Schreibaktionen	hinter Freigabestufen je Verbindung. KWP-Projekte anlegen ist ausgeschlossen (AD-32).
Betriebsmittel-Bausteine	nur mit dem Betriebsmittel-Modul, nicht im Standard
„E-Mail unzustellbar“, Sequenzen	brauchen das kostenpflichtige Zusatzmodul E-Mail-Marketing
„Lead inaktiv“	unklar, hängt an einer Einstellung für Marketing-Sequenzen
Läufe im Demo-Workspace	nur Kulisse: 1.800 Probeläufe, angezeigt als „Fiktive Demohistorie“
KI im Editor per Sprache	gibt es nicht, gestrichen (AD-26)
Stabilität des Editors	QA vom 01.10.: ein Serverfehler im Editor war nur teilweise behoben (docs/qa/GF-Automations-Fixes-20261001.md). Vor dem Webinar prüfen.

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Nicht versprechen

• Automationen exportieren, importieren oder per Link teilen. Das geht nicht.
• „Sag der KI, was sie bauen soll“ direkt im Editor. Das gibt es nicht.
• Einen Freigabe-Schritt mitten im Ablauf, bei dem jemand genehmigt und dann geht es weiter. Diesen Baustein gibt es nicht. Ein Mensch gibt beim Aktivieren frei. „Auf Unterschrift warten“ wartet auf den Kunden.
• „Alles lässt sich zurückdrehen.“ E-Mails, Benachrichtigungen, Chatnachrichten, Notizen, Projektverschiebungen und alles, was in KWP, PDS oder Hilti geschrieben wurde, bleiben.
• Benachrichtigung per E-Mail oder Push. Der Baustein kennt nur „intern“. Push kommt erst. Die Design-Komponente im UI-Kit zeigt es anders, sie ist nicht maßgeblich.
• „Projekt an KWP übergeben“. KWP-Projekte entstehen nur in KWP.
• Google- oder Outlook-Termine automatisch anlegen. „Kommt bald“.
• „Der Probelauf zeigt genau, was passieren würde.“ Er prüft Auslöser und Bedingungen. Aktionen spielt er nicht gegen echte Daten durch.
• „Jetzt ausführen“ als Test. Dieser Knopf startet einen echten Lauf.
• Jeder Mitarbeiter baut eigene Automationen. Standardmäßig nur Admins.
• Eine feste Zahl sichtbarer Bausteine. Nur „bis zu“.
• Die Läufe im Demo-Workspace als Beleg. Sie sind fiktiv.

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Gute Beispiele für ein SHK-Publikum

Alle aus den 30 erklärten Demo-Abläufen („Golden Flows“) in apps/web/app/domain/tenant-bootstrap/customer-demo/. Jeder hat Notizzettel, die ihn erklären.

Beispiel	Ablauf	Welcher Schmerz weg ist
Beratungsanfrage: Rückruf nicht vergessen	Formular abgeschickt, Aufgabe fällig in 1 Tag, Benachrichtigung	Anfragen von der Webseite bleiben liegen.
Angebot versendet: in drei Tagen nachfassen	Status gewechselt (Vertrieb, „Angebot versendet“), Aufgabe mit Projektname, Benachrichtigung	Angebote versanden ohne Nachfassen.
Serviceformular: Störung oder Wartung richtig verteilen	Formular, Wenn-Dann „Art der Anfrage = Störung“. Ja: Aufgabe mit hoher Priorität für morgen. Nein: normale Aufgabe in 3 Tagen.	Notfälle gehen zwischen Wartungen unter.
Störungsmail: Rückruf noch heute organisieren	E-Mail eingegangen, Betreff enthält „Störung“, dringende Aufgabe, Meldung. Keine automatische Antwort an den Kunden.	Störungen gehen im Sammelpostfach unter.
Großauftrag über 50.000 €: Beschaffung absichern	Status gewechselt (Großprojekte, „Beschaffung“), Wenn-Dann Volumen über 50.000, Aufgabe mit hoher Priorität	Material- und Liquiditätsrisiko
Angebot unterschrieben: Arbeitsvorbereitung starten	Signatur unterschrieben, Aufgabe, Projektnotiz, Meldung	Die Übergabe vom Büro an die Montage hakt.
Projektfrist nähert sich: Restarbeiten abstimmen	Frist oder Termin, 3 Tage vorher, Aufgabe, Meldung	Abnahmetermine platzen.
Geräteprüfung fällig: Werkstatt vorbereiten	Prüfung fällig, 7 Tage vorher, Aufgabe am Gerät, Meldung. Braucht das Betriebsmittel-Modul.	UVV-Prüfungen werden verpasst.

Mitgelieferte SHK-Vorlagen (apps/web/app/services/automation/automation.registry.ts), die jeder Betrieb im Vorlagen-Katalog findet:

1. Lead nach Qualifizierung nachfassen
2. Projektfrist früh warnen
3. Formularantwort als Aufgabe
4. Unbekannter Anrufer: Rückruf einplanen (HalloPetra)
5. HalloPetra-Formular: Bearbeitung einplanen

Dazu drei leere Platzhalter, die noch nicht nutzbar sind, darunter eine „Erinnerung zum Nachfassen“.

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Vor dem Webinar prüfen

• Den Editor auf demo.hivegrid.de einmal durchklicken, wegen der QA-Notiz vom 01.10.
• Die Demo-Läufe nicht als echte Zahlen zeigen.
• Ob der Code seit dem 03.10. weiter ist. Der lokale Stand kann hinter dem echten zurückliegen.